Wie kommt eine Information zu demjenigen, der sie benötigt? Also zum Beispiel die Preisliste zum Kunden, der unternehmensweite Verhaltenskodex zum Mitarbeiter und die Übersicht über die neuen Produkt-Features zum externen Vertriebspartner? In der Regel sind solche und viele weitere Informationen in Unternehmen vorhanden, abgelegt in Datenbanken oder File-Systemen, manchmal vielleicht sogar auf Web-Seiten. Dabei stellen sich häufig zwei wichtige Fragen: Wann und wo müssen Informationen für die jeweilige Zielgruppe bereitgestellt werden? Und wie kann sichergestellt werden, dass stets nur die tatsächlich aktuellsten Informationen veröffentlicht werden? Die Beantwortung dieser Fragen ist nicht nur deshalb von grösster Relevanz, weil die Verwaltung und Bereitstellung von Informationen nicht unerhebliche Kosten verursacht. Unternehmen agieren zudem nicht im rechtsfreien Raum: Müssen gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden, wie etwa der Sarbanes-Oxley-Act zum Thema Compliance? Es muss auch genau dokumentiert werden, welche Informationen wann an wen kommuniziert wurden.

Die Lösung: Web Content Management verwaltet Content effizient während des gesamten Information Life Cycle

Web Content Management rationalisiert den Management-Prozess für Webinhalte durch leistungsfähige, umfassende Verwaltungsfunktionen für Webinhalte auf mehreren Internet-, Intranet-, Extranet- und Portalsites. Das Produkt ermöglicht jedem Benutzer ohne Rückgriff auf Programmierressourcen eine rasche Erstellung von Websites und Portlets, die Informationen personalisieren, so dass Inhalte schnell in die Sites einfliessen können, ohne spezielles Know-how zu erfordern. Dank der Funktionalität zur schnellen Implementierung von Inhalten und der Point-and-Click-Schnittstelle lassen sich IT- und Webmaster-Engpässe entschärfen, da die Erstellung und das Management von Inhalten in die Hände von spezialisiertem Webpersonal unter einer Steuerung zum einmaligen Verfassen und überall möglichen Veröffentlichen gelegt werden kann. Die Architektur mit wieder verwendbaren Sitekomponenten beschleunigt zudem die Entwicklungs- und Implementierungszeiten. Darüber hinaus unterstützt das Web Content Management das Lebenszyklusmanagement für Inhalte in Unternehmen durch einen integrierten Freigabeprozess (integrierten Workflow) und verbessert die Reaktionsfähigkeit durch eine schnelle Aktualisierung von Informationen, die innerhalb von Minuten und nicht Tagen erfolgt. Dies trägt zur Verringerung von Risiken und der damit verbundenen Kosten bei. Web Content Management lässt sich mit umfassender Sicherheit und Skalierbarkeit ausgestattet leicht implementieren und in vorhandene Infrastrukturen integrieren, um aktuelle IT-Investitionen in vollem Umfang zu schützen und nutzbar zu machen.

• Authoring: Inhaltsautoren werden in vertrauten Anwendungen durch den Prozess des Authoring geführt, ohne neue technische Fertigkeiten erlernen zu müssen.
• Workflow: Korrektheit, Relevanz und Aktualität der Inhalte werden durch die Automatisierung des Inhaltslebenszyklus sichergestellt, von der Erstellung über Genehmigung und Bereitstellung bis zur Prüfung und Archivierung.
• Management: Inhalte werden wieder zu einer positiven Ressource, da sie zurück in die Hände der Benutzer gelangen, welche das Thema und die Kunden am besten verstehen.
• Integration: Aggregation, Transaktionsintegration und leistungssteigernde Cachespeicherung verbessern die Benutzererfahrung.
• Bereitstellung: Inhalte werden dynamisch generiert und präsentiert, so dass dem Benutzer geeignete, relevante und persönlich abgestimmte Inhalte bereitgestellt werden können.

Der Nutzen: Schnelle Veröffentlichung von Informationen, Kostenreduktion und „Revisionssicherheit“ von Content

Der Einsatz von Web Content Management beschleunigt und verbilligt Kommunikationsprozesse erheblich und sorgt für eine höchstmögliche Qualität veröffentlichter Inhalte. Dadurch, dass für das Bereitstellen und Veröffentlichen von Content keine HTML-Kenntnisse oder andere Skills notwendig sind, werden IT-Abteilung und Webmaster deutlich entlastet. Bislang aufwändige Freigabeprozesse können durch die integrierten Workflow-Funktionalitäten in strukturierte, wiederholbare Schritte transformiert werden. Die Historie von Content lässt sich über das Tracking auch für Dritte nachvollziehen. Damit kann gesetzlichen Anforderungen wie etwa dem Sarbanes-Oxley-Act Rechnung getragen werden. Flexibel anpassbare Templates sorgen für ein konsistentes Erscheinungsbild des Unternehmens nach aussen, die enthaltenen Out-of-the-box-Templates lassen sich mit geringem Aufwand customizen. Kunden, Partner, Lieferanten und Mitarbeiter erhalten in kürzestmöglicher Zeit genau die Informationen, die sie jeweils benötigen.